Как да се подготвим за преминаване от OHSAS 18001 към ISO 45001?
Преминаването към нов стандарт винаги е съпътствано с известна доза несигурност. Дали сме предвидили всички необходими изменения, не сме ли изпуснали някой задължителен документ, какво може да отпадне…
Всъщност новият международен стандарт ISO 45001 за здраве и безопасност при работа е сравнително лесен за внедряване, ако вече имате функционираща интегрирана система за управление, основана на изискванията на два или повече стандарта, например ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001 и OHSAS 18001. Срокът да го направите е март, 2021 г.
ISO 45001:2018 е базиран на Анекс SL и следователно структурата му е идентична с тази на стандартите за качество, околна среда, информационна сигурност и др. Освен това и тук имате свободата да избирате начина на документиране на информацията. Това би Ви улеснило при интегрирането на изискванията на ISO 45001:2018 в процесите на организацията и в съществуващата документация. По-нататък ще представя основните разлики между стария (OHSAS 18001) и новия (ISO 45001) стандарт за здраве и безопасност при работа.
Контекст на организацията
Разглеждайки ISO 45001:2018, попадаме на първата новост – контекст на организацията. Ако вече сте внедрили ISO 9001:2015, знаете, че трябва да определите всички външни и вътрешни обстоятелства, значими за постигането на поставените цели. Вероятно сте използвали популярни инструменти като SWOT и PEST анализ. Същият метод може да се използва и в този случай. Единственото, което трябва да направите, е да обновите анализа, като отчетете външните и вътрешните обстоятелства, които са от значение за системата за управление на здравето и безопасността при работа.
Работници
Второто ново изискване в стандарта е разбирането на потребностите и очакванията на работниците и другите заинтересовани страни. Работниците са важна заинтересована страна и тя трябва да бъде взета предвид. Понятието “работник” е доста широко дефинирано в ISO 45001:2018 – лице, което изпълнява работа или дейности, свързани с работата, под управлението на организацията. От забележките към термина в стандарта можем да заключим, че работниците включват висшето ръководство, ръководния, неръководния персонал, служители на пълно и непълно работно време, временни и сезонни работници, платени и неплатени, както и работници на външни доставчици. Останалите заинтересовани страни, точно както при другите управленски стандарти, могат да бъдат контролни органи, посетители, собственици, обществеността, доставчици и др. Важно е да идентифицирате техните потребности и очаквания относно здравето и безопасността при работа и да определите кои от тях ще приемете като задължителни.
Стигнали до тук, трябва да дефинирате и документирате обхвата на Вашата система за управление на здравето и безопасността при работа, като вземете предвид горепосочените нови изисквания и физическите граници, на които ще я прилагате.
Консултиране и участие на работниците
В ISO 45001:2018 се застъпват по-сериозно лидерството и ангажираността на висшето ръководство както и консултирането и участието на работниците. Добър механизъм за консултиране и участие на работниците е тяхното представителство в групите или комитетите по условията на труд (в зависимост от големината на организацията). Разбира се, оперативните и работните срещи също могат да се използват за целта.
Превантивен инструмент
Интересно е, че превантивните действия, заложени в т. 4.5.3 на OHSAS 18001, липсват в новия ISO 45001:2018. Обяснението е дадено в т. 0.2 на стандарта, а именно: “Целта и предвидените резултати от системата за управление на ЗБР са да се предотвратят наранявания и заболявания на работниците, свързани с работата, да се подобрят и осигурят безопасни и здравословни работни мeста; следователно, от съществено значение за организацията е да елиминира или да сведе до минимум рисковете за ЗБР, като предприема ефикасни превантивни и защитни мерки.” Можем да заключим, че самата система за управление на здравето и безопасността при работа трябва да бъде превантивен инструмент.
Възможности
По-нататък виждаме изискването за планиране на действия за овладяване на възможностите, а не само на рисковете. Възможностите трябва да бъдат определени и оценени от две гледни точки – веднъж като възможности за здравето и безопасността на работещите и втори път – като възможности за самата система за управление на здравето и безопасността при работа. Организацията има свободата сама да избере какъв метод за оценка ще използва.
Управление на измененията
Оперативното управление в ISO 45001 вече засяга не само елиминирането на опасностите и намаляването на рисковете за здравето и безопасността при работа, а включва измененията и доставките. Не е достатъчно само да бъдат разгледани последствията от непредвидените изменения, а трябва да бъдат предприети действия за смекчаване на всички неблагоприятни последствия, до които те биха довели. Целта е да се сведе до минимум въвеждането на нови опасности и рискове за здравето и безопасността на служителите в работната среда при настъпване на изменения, като например в технологиите, оборудването, съоръженията, работните практики и процедури, суровините, промени, свързани с персонала и стандартите или нормативните актове.
Доставки и външни изпълнители
Процесът на доставки (съгласно ISO 45001) трябва първо да прави опит за елиминиране на опасностите, които могат да бъдат въведени на работното място чрез продукти, опасни материали или вещества, суровини, оборудване или услуги. Ако това е невъзможно, то трябва да се вземат мерки за намаляване на произтичащите рискове.
ISO 45001 поставя въпроса за координация с външните изпълнители. Препоръчва се организацията да проверява дали даден външен изпълнител е в състояние да изпълнява своите задачи. Опасностите трябва да бъдат докладвани двупосочно между организацията и външните изпълнители; достъпът на работниците до опасни зони – да се управлява; процедурите, които да се следват при извънредни ситуации и при докладване на инциденти – да са съобщени.
Отпадане на задължителни роли
Последното различие между OHSAS 18001 и ISO 45001, което ще посоча, е отпадането на изискването за представител на ръководството.